Nabór na stanowisko: Specjalisty ds. administracyjnych i organizacyjnych
Nazwa i adres organizatora:
Wielkopolskie Muzeum Niepodległości, ul. Woźna 12. 61-777 Poznań
Miejsce wykonywania pracy: ul. Woźna 12, Poznań
Informacja o działaniach Muzeum:
W 2023 roku rozpoczynamy budowę Nowego Muzeum Powstania Wielkopolskiego 1918-1919. Zadanie będzie realizowane do 2026 r. Wybudujemy nowoczesny obiekt muzealny składający się z 4 budynków połączonych częścią podziemna z wystawą stałą. Wystawa stała będzie miała charakter narracyjny. Chcemy wykorzystać nowoczesne narzędzia i rozwiązania ekspozycyjne skierowane do szerokiego odbiorcy: osób dorosłych i dzieci. W Nowym Muzeum opowiemy nie tylko o samym zwycięskim zrywie powstańców, ale także o jego genezie i skutkach dla Polski. Zaprezentujemy także dowody pamięć o tych wydarzeniach – razem 200 lat historii Polski.
Budowa Nowego Muzeum jest największą i najważniejszą inwestycją w historii Wielkopolskiego Muzeum Niepodległości, jest też jedną z niewielu tego typu i skali inwestycji w Poznaniu. Przede wszystkim jednak budowa Nowego Muzeum jest hołdem składanym Powstańcom Wielkopolskim przez współczesnych Polaków, w tym szczególności Wielkopolan.
W celu właściwego zrealizowania inwestycji Muzeum buduje zespół, który będzie odpowiadał za koordynację procesu inwestycyjnego.
W ramach zespołu utworzona zostanie komórka ds. administracyjnych i organizacyjnych odpowiadająca za sprawną, odpowiadającą normom administracji publicznej i wymaganiom procesu inwestycyjnego obsługę jednostki realizującej projekt. Zadanie to zostanie powierzone specjaliście ds. administracyjnych i organizacyjnych.
Nasza misja to:
„NA CO DZIEŃ PRACA – W CHWILACH PRÓBY ZWYCIĘSTWO!”
Czekamy na osoby, które tak jak my będą zdeterminowane i gotowe podjąć zadanie budowy tego wyjątkowego miejsca.
Zadania wykonywane na stanowisku Specjalisty ds. administracyjnych i organizacyjnych:
- Głównym zadaniem jest zapewnienie obsługi administracyjnej i organizacyjnej Jednostki Realizującej Projekt (JRP) budowy Nowego Muzeum.
- Obowiązki te będą realizowane w szczególności poprzez:
- Obsługę kancelaryjną JRP, sporządzanie pism i dokumentów dotyczących realizacji inwestycji stanowiących korespondencję, ze wszystkimi instytucjami zaangażowanymi w jej wdrażanie;
- Koordynację i obsługa formalną spotkań i narad JRP, w tym przygotowanie materiałów takich jak agendy, protokoły, notatki;
- Przygotowanie raportów i prezentacji na potrzeby wewnętrzne oraz instytucji nadzorujących i kontrolujących;
- Udział w procedurach udzielania zamówień publicznych, w tym udział w opracowywaniu dokumentów, publikowanie we właściwych biuletynach, prowadzenie rejestrów;
- Udział w opracowaniu treści umów w porozumieniu z kancelarią prawną i pozostałymi członkami JRP;
- Przygotowanie projektów dokumentów sprawozdawczych wymaganych uwarunkowaniami umów dotyczących finansowania inwestycji;
- Wsparcie w monitorowaniu zmian wytycznych i innych dokumentów związanych z umowami dotyczącymi finansowania inwestycji;
- Udział w działaniach związanych z informacją i promocją projektu, w tym pozyskiwanie od pracowników merytorycznych informacji i danych;
- Prowadzenie kalendarza inwestycji;
- Archiwizacja dokumentacji związanej z inwestycją;
- Opisywanie dokumentów księgowych w zakresie prowadzonych umów i przydzielonych zadań;
Wymagania stawiane przed kandydatem.
Niezbędne:
- wykształcenie wyższe,
- znajomość procedur administracyjnych i instrukcji kancelaryjnej,
- skrupulatność, samodzielność, terminowość, odpowiedzialność,
- bardzo dobra organizacja pracy,
- komunikatywność,
- umiejętność pracy w zespole,
- umiejętność pracy pod presja czasu,
- biegła obsługa komputera (pakiet MS-Office),
- dyspozycyjność (praca od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00 – 16.00);
Pożądane:
- Znajomości o obsługi programów do zarzadzania projektem (np. MS – project, Asana itp.)
- mile widziane: doświadczenie w obsłudze administracyjnej instytucji publicznej lub biura budowy po stronie wykonawcy lub inżyniera kontraktu,
- Znajomość języka angielskiego – poziom B2;
Oferta Muzeum:
- umowę o pracę na pełny etat,
- stabilne zatrudnienie,
- możliwość korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
- możliwość zmierzenia się z wyjątkowym zadaniem w skali Wielkopolski – pierwsze tak duże muzeum w historii,
- wsparcie pozostałych członków zespołu w rozwiązywaniu problemów.
Wymagane dokumenty:
- List motywacyjny – własnoręcznie podpisany.
- Życiorys – cv – powinien być opatrzony podpisanym oświadczeniem kandydata „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji”.
- Kserokopie dokumentów potwierdzających zdobyte wykształcenie, doświadczenie, ukończone kursy i szkolenia oraz kserokopie świadectw pracy, zaświadczeń o ukończonych kursach i szkoleniach, prosimy dostarczyć na rozmowę kwalifikacyjną.
- Dokumenty aplikacyjne kandydata, który został wyłoniony w procesie rekrutacji, zostaną dołączone do akt personalnych.
Dokumenty pozostałych kandydatów są przechowywane przez dwa miesiące,
a jeżeli w tym okresie nie zostaną odebrane przez osoby, które je złożyły, podlegają komisyjnemu zniszczeniu.
Termin i miejsce składania dokumentów aplikacyjnych:
Termin składania aplikacji: do 16 stycznia 2023 r. (w biurze do godziny 15.30 a mailowo do godziny 23:59)
Planowany termin zatrudnienia w instytucji: luty 2023 r.
Forma zatrudnienia: pełen etat, umowa o pracę 1/1 etatu,.
Adres do przesłania aplikacji:
Wielkopolskie Muzeum Niepodległości, ul. Woźna 12, 61-777 Poznań, z napisem na kopercie: „Specjalista ds. administracyjnych i organizacyjnych” lub mailowo na adres: rekrutacja@wmn.poznan.pl; tytuł e-maila „Specjalista ds. administracyjnych i organizacyjnych”.
Uwaga!
- Oferty, które nie wpłyną w wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.
- Organizator procesu rekrutacji zastrzega sobie prawo nie wybrania żadnego
z kandydatów.
